Oferta pracy: specjalista lub specjalistka ds. obsługi biura i administracji w biurze PLOT

Poszukiwane umiejętności i kompetencje:

• Znajomość języka polskiego na poziomie biegłym.
• Znajomość języka angielskiego w stopniu umożliwiającym płynną komunikację w mowie i piśmie.
• Samodzielność i umiejętność organizacja zadań oraz czasu pracy.
• Kultura osobista i umiejętność pracy z osobami reprezentującymi różne kręgi kulturowe.
• Umiejętność tworzenia pism, zaproszeń i innych tekstów.
• Wykształcenie wyższe.

Mile widziane także:.

• znajomość podstawowych pojęć z zakresu zamówień publicznych,
• znajomość języków innych niż polski i angielski.

Zakres zadań i obowiązków:

• Przyjmowanie korespondencji tradycyjnej i elektronicznej.
• Przyjmowanie rozmów telefonicznych.
• Opieka nad kalendarzem zespołu PLOT i organizacja spotkań.
• Prowadzenie rejestrów: korespondencji, umów itp.
• Dbanie o ciągłość zaopatrzenia biura w niezbędne artykuły biurowe.
• Kontakty z administracją budynku.
• Współpraca ze wszystkimi działami i zespołem PLOT.
• Kontakt z członkami stowarzyszenia i partnerami PLOT.
• Ewidencja faktur i przekazywanie dokumentacji do księgowości.
• Wystawianie faktur i not księgowych.
• Obsługa pracy biura i spotkań.
• Utrzymywanie porządku w biurze, przy swoim stanowisku pracy i opieka nad powierzonym sprzętem.
• Dystrybucja materiałów promocyjnych dla hoteli i instytucji.
• Przyjmowanie dostaw towarów i materiałów promocyjnych.
• Podstawowa obsługa mediów społecznościowych (okazjonalnie).

Podstawowe narzędzia:

• Oprogramowanie biurowe (edytor tekstu, arkusz kalkulacyjny, prezentacje)
• Poczta elektroniczna
• CMS
• Praca w chmurze

Co oferujemy:

• umowę o pracę (możliwe inne formy zatrudnienia zgodne z oczekiwaniami kandydatki lub kandydata),
• możliwość rozpoczęcia pracy w lutym 2023,
• pracę w kameralnym, zgranym, energicznym zespole,
• szkolenia tematyczne,
• pakiet medyczny,
• częsty kontakt z językami obcymi i ich praktyczne zastosowanie,
• pracę w samym sercu miasta,
• biuro znajduje się na pierwszym piętrze historycznego budynku.

Forma zatrudnienia:

• umowa o pracę – etat w pełnym wymiarze godzin,
• inne formy zatrudnienia w zależności od preferencji (do negocjacji).

Wymagane dokumenty:

• życiorys (CV),
• list motywacyjny,
• kopie dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie,
• referencje lub inne dokumenty potwierdzające posiadane kompetencje (opcjonalnie),
• zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Składanie ofert:

• Oferty zawierające powyżej wskazane dokumenty prosimy przesłać w formie elektronicznej na adres rekrutacja@plot.poznan.pl (temat wiadomości: Administracja i biuro PLOT) do 31 stycznia 2023.
• Biuro PLOT zastrzega sobie prawo do odpowiedzi tylko na wybrane oferty.
• Osoby zakwalifikowane do drugiego etapu zostaną zaproszone na rozmowy kwalifikacyjne.
• Z przyczyn formalnych rozpatrzone zostaną jedynie oferty, w których kandydat wyraził pisemnie zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych dla celów rekrutacji. Danymi osobowymi kandydatów dysponuje Zarząd Stowarzyszenia.
• Po zakończeniu procesu rekrutacji dane kandydatów, których oferty nie zostały przyjęte, zostaną trwale usunięte.

​

O pracodawcy:

• Poznańska Lokalna Organizacja Turystyczna (PLOT) jest działającym od 2003 roku stowarzyszeniem zrzeszającym samorządy i branżę turystyczną. Celem jej działania jest promocja turystyczna Poznania i jego okolic. Obecnie PLOT jest głównym realizatorem turystyki dla obszaru aglomeracji poznańskiej. Główne obszary działania PLOT to promocja turystyczna Poznania i aglomeracji poznańskiej, turystyka biznesowa, badania i rozwój rynku turystycznego oraz informacja turystyczna.

Przetwarzanie danych osobowych:

• Administratorem danych osobowych jest Poznańska Lokalna Organizacja Turystyczna z siedzibą w Poznaniu, Plac Kolegiacki 17. 
• Przesłanie oferty jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata w celu przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego.
• Dane osobowe zawarte w zgłoszeniu rekrutacyjnym mogą zostać także przetwarzane w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, jeżeli roszczenia dotyczą prowadzonej przez nas rekrutacji.
• Dane kandydatów nie będą przekazywane podmiotom trzecim, za wyjątkiem podmiotów świadczących na zlecenie Poznańskiej Lokalnej Organizacji Turystycznej usługi doradztwa prawnego, informatyczne, hostingowe oraz dostawcom usług publikacji ogłoszeń o pracę.
• Dane osobowe nie będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy.
• Dane osobowe kandydatów będą przechowywane do zakończenia procesu rekrutacyjnego oraz zakończenia postępowań związanych z ewentualnymi roszczeniami. Po tym okresie zostaną usunięte z bazy danych.
• Podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22¹ Kodeksu Pracy jest niezbędne, aby uczestniczyć w postępowaniu rekrutacyjnym. Podanie innych danych jest dobrowolne.
• W sytuacji kiedy zakres przesyłanych danych wykracza poza katalog określony w art. 22¹ Kodeksu Pracy kandydat ma prawo do: dostępu do swoich danych, uzyskania ich kopii, sprostowania danych, żądania ich usunięcia, ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz przeniesienia podanych danych do innego administratora danych. W tym celu należy skontaktować się z Administratorem wysyłając wiadomość na adres biuro@plot.poznan.pl. Kandydat ma również prawo do wniesienia skargi do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

WM, 22.12.2022